Einen Bericht nach dem VSME/VS-Standard zu erstellen, setzt nicht den Kauf einer Software voraus. Die Werkzeuge reichen von der einfachen Tabellenkalkulation bis zum maschinenlesbaren digitalen Format, dazwischen liegen Emissionsrechner und Managementplattformen. Die richtige Wahl hängt weniger vom beworbenen Funktionsumfang ab als von Ihrer tatsächlichen Situation: ein KMU, das eine einmalige Anfrage beantwortet, eine Kanzlei, die mehrere Mandate betreut, oder eine CSR-Abteilung, die einen kontinuierlichen Prozess steuert. Diese Seite schafft Ordnung und unterscheidet dabei zwischen dem, was offiziell und kostenlos ist, und dem, was zum kommerziellen Angebot gehört.
Die offizielle digitale Vorlage der EFRAG
Die EFRAG, die den Standard verfasst hat, veröffentlicht eine digitale Vorlage („digital template“) und eine XBRL-Taxonomie als Begleitung zur VSME/VS. Dies ist der solideste Ausgangspunkt, da sie von dem Gremium stammen, das den Standard selbst erarbeitet hat, und kostenlos zur Verfügung gestellt werden. Die Vorlage folgt dem Aufbau des Standards: zunächst die Angaben B1 bis B11 des Basismoduls, dann die Angaben C1 bis C9 des umfassenden Moduls, das zur Basis hinzukommt.
Konkret leitet dieses Hilfsmittel die Erfassung Angabe für Angabe an und dient als Raster für die Datenerhebung. Es erspart den Start mit einem leeren Blatt und verringert das Risiko, eine Angabe zu vergessen. Zwei methodische Vorbehalte sind jedoch angebracht. Zum einen veröffentlicht die EFRAG keine offizielle Anzahl von Datenpunkten für die VSME/VS: Die kursierenden Gesamtzahlen („56“, „60“, „147“ …) sind Zählungen Dritter, die von der gewählten Granularität abhängen, und dürfen nicht als offizielle Zählung dargestellt werden. (Nicht zu verwechseln mit den überarbeiteten ESRS, für die die EFRAG am 28. August 2026 eine offizielle Liste der Datenpunkte veröffentlicht hat, die bis zum 23. Oktober 2026 zur Kommentierung offensteht.) Zum anderen folgt der Standard einer „Falls zutreffend“-Logik: Nicht alle Angaben betreffen alle Unternehmen. Eine Vorlage, so offiziell sie auch sein mag, entbindet nicht davon, zu bestimmen, was für Sie tatsächlich relevant ist.
Warum eine Tabellenkalkulation ausreichen kann – und wann sie an ihre Grenzen stößt
Für ein KMU, das einen ersten Bericht erstellt, häufig ausgelöst durch eine Kundenanfrage oder eine Anfrage der Bank, deckt eine gut aufgebaute Tabellenkalkulation den Großteil des Bedarfs ab. Das Basismodul passt in eine Arbeitsmappe: ein Tabellenblatt pro Thema, die Quellen neben jedem Datenpunkt, eine Ablage der Belege. Das ist kostengünstig, intern beherrschbar und entspricht der Philosophie des Standards, der so konzipiert ist, dass er den Mitteln einer kleinen Organisation angemessen bleibt.
Die Tabellenkalkulation stößt an ihre Grenzen, sobald Wiederholung und Nachvollziehbarkeit entscheidend werden. Mehrere Signale sollten aufhorchen lassen:
- Sie wiederholen jedes Jahr dieselbe Arbeit und kopieren Formeln von Hand, mit dem damit verbundenen Fehlerrisiko;
- mehrere Personen befüllen dieselbe Datei, ohne verlässliche Historie darüber, wer was geändert hat;
- Sie müssen eine Ausgabe in einem strukturierten digitalen Format (XBRL) liefern, die ein Empfänger erwartet;
- Sie betreuen zahlreiche Mandate – der typische Fall einer Kanzlei – und die Versionsverwaltung wird unbeherrschbar.
Mit anderen Worten: Die Tabellenkalkulation bleibt ein hervorragendes Werkzeug für die Erfassung und als Arbeitsakte; Schwächen zeigt sie bei der Skalierung, der Zugriffskontrolle und der maschinellen Ausgabe.
Die XBRL-Taxonomie und das maschinenlesbare Format
XBRL ist eine Auszeichnungssprache, die einen Bericht für einen Computer automatisch lesbar und auswertbar macht: Eine Bank, ein Auftraggeber oder ein Aggregator kann die Daten dann ohne erneute Eingabe extrahieren. Die EFRAG stellt eine eigene XBRL-Taxonomie für die VSME/VS bereit, die jeder Angabe des Standards ein standardisiertes Tag zuordnet, sowie ein Konvertierungswerkzeug, mit dem man von der Erfassung zur digitalen Datei gelangt.
Ein wichtiger und oft missverstandener Punkt: Im freiwilligen Rahmen der VSME/VS ist die XBRL-Auszeichnung keine allgemeine Pflicht für das veröffentlichende Unternehmen. Sie ist ein Mittel, die Informationen interoperabel zu machen – nützlich, wenn ein Empfänger sie verlangt oder wenn eine automatisierte Verbreitung angestrebt wird. Ein KMU, das einen einmaligen Fragebogen beantwortet, braucht sie nicht unbedingt; eine Organisation, die mehrere Plattformen bedient, profitiert davon.
Rechner für Treibhausgasemissionen
Die Angabe B3 (Energie und Treibhausgasemissionen) verunsichert KMU am meisten, da sie die Umrechnung von Verbräuchen in Emissionen erfordert. Es gibt öffentliche und kostenlose Rechner, die bei dieser Schätzung helfen: Sie wenden Emissionsfaktoren auf Ihren Energieverbrauch an und liefern eine Größenordnung, die im Basismodul verwendbar ist.
Dabei sind drei Punkte zu beachten. Diese Tools liefern eine Schätzung, deren Qualität unmittelbar von der Qualität der Eingangsdaten (Zählerstände, Rechnungen) abhängt. Sie ersetzen nicht die Sammlung der Belege, die das Kernstück der Arbeitsakte bleibt. Schließlich empfiehlt es sich, die Methode und die Quelle der verwendeten Faktoren zu dokumentieren, damit die Berechnung von Jahr zu Jahr reproduzierbar und vertretbar ist, falls ein Dritter sie prüft.
Software und SaaS-Plattformen: Vorteile, Nachteile, Abhängigkeit
Ein Markt für Software zur Nachhaltigkeitsberichterstattung hat sich entwickelt, getragen von der regulatorischen Dynamik. Einige Plattformen enthalten inzwischen ein VSME/VS-Modul. Man sollte sie nüchtern betrachten, ohne sie über Gebühr anzupreisen: Es sind Produktivitätswerkzeuge, keine Voraussetzung für den Zugang zum Standard.
Für alle, die regelmäßig berichten, bieten sie echte Vorteile: strukturierte Datenerhebung, Kontrolle von Zugriffen und Berechtigungen, Prüfpfad, Aktualisierung des Regelwerks, Konsolidierung mehrerer Einheiten, XBRL-Export, Zusammenarbeit mehrerer Beteiligter. Für eine Kanzlei oder eine CSR-Abteilung sparen diese Funktionen Zeit und machen die Erstellung verlässlicher.
Ihre Grenzen verdienen dieselbe Offenheit. Die Abonnementkosten können für ein Kleinstunternehmen, das nur einen Bericht pro Jahr erstellt, unverhältnismäßig sein. Vor allem schaffen diese Plattformen eine Abhängigkeit: Ihre ESG-Daten liegen dort, die Reversibilität (die eigenen Daten bei einem Anbieterwechsel in einem offenen Format zurückzuerhalten) ist nicht immer einfach, und das Tool gibt seine Arbeitslogik vor. Zwei Fragen sollten Sie vor jeder vertraglichen Bindung klären: Kann ich jederzeit sämtliche Daten in einem Standardformat exportieren, und wo werden diese Daten gehostet?
Nach Zielgruppe wählen
Es gibt kein „bestes Tool“ an sich: Es gibt ein Tool, das zu einem Einsatzzweck passt. Die folgende Tabelle fasst die drei großen Profile zusammen.
Einzelnes KMU, einmalige Anfrage
Die digitale Vorlage der EFRAG oder eine sorgfältig aufgebaute Tabellenkalkulation reichen meist aus. Entscheidend ist nicht das Tool, sondern die Qualität der Daten und die Belastbarkeit der Nachweisdokumentation. Für einen jährlichen Bericht in eine Plattform zu investieren, wäre in der Regel unverhältnismäßig.
Kanzlei mit mehreren Mandaten
Sobald man Berichte für mehrere Mandanten erstellt, werden Wiederholbarkeit, Qualitätskontrolle und Versionsverwaltung entscheidend. Eine toolgestützte Lösung – standardisierte, automatisierte Tabellenkalkulation oder spezielle Plattform – rechtfertigt sich durch das Volumen. Auswahlkriterium ist hier eher die Fähigkeit, einen verlässlichen Prozess zu überwachen und wiederholt durchzuführen, als der Funktionsumfang.
CSR-Abteilung mit kontinuierlichem Ansatz
Eine Organisation, die ihren Nachhaltigkeitspfad langfristig steuert, mit zahlreichen Beteiligten und hohen Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit, profitiert von einer integrierten Plattform: kontinuierliche Datenerhebung, über die Zeit verfolgte Kennzahlen, XBRL-Export, Verzahnung mit anderen Rahmenwerken. Die Kosten amortisieren sich dort durch die Nutzung.
Sicherheit und Vertraulichkeit von ESG-Daten
Die in einem VSME/VS-Bericht erfassten Daten sind sensibel: Beschäftigtenzahlen, Vergütungen, Vorfälle, Lieferantendaten. Ihr Hosting unterliegt der DSGVO und verdient dieselbe Aufmerksamkeit wie Lohnabrechnungsdaten. Drei hilfreiche Prüfpunkte:
- Standort. Prüfen Sie, wo das Tool die Daten hostet. Ein Hosting in der Europäischen Union oder in einem Land, für das ein Angemessenheitsbeschluss der Kommission vorliegt – das ist bei der Schweiz der Fall, die über einen solchen Beschluss verfügt –, erspart zusätzliche Garantien für die Datenübermittlung.
- Unterauftragsverarbeitung. Eine Plattform stützt sich häufig auf Unterauftragsverarbeiter (Hosting-Anbieter, Drittdienste). Vergewissern Sie sich, dass auch diese in Ländern mit angemessenem Schutzniveau ansässig und vertraglich gebunden sind.
- Reversibilität und Datenminimierung. Geben Sie nur die notwendigen Daten weiter und behalten Sie die Kontrolle über den Export. Daten, die Sie nicht in ein Drittanbieter-Tool einstellen, müssen Sie dort auch nicht absichern.
FAQ
Gibt es ein All-in-one-Tool für die VSME/VS?
Kein einzelnes Tool ist vorgeschrieben oder allgemein empfohlen. Das einzige offizielle Hilfsmittel sind die digitale Vorlage und die XBRL-Taxonomie der EFRAG, beide kostenlos. Für viele KMU reichen diese Vorlage oder eine Tabellenkalkulation aus. „All-in-one“-SaaS-Plattformen gibt es, und sie können bei wiederholter Nutzung sinnvoll sein, bleiben aber eine Frage der Produktivität, keine Pflicht.
Ist die XBRL-Auszeichnung für einen VSME/VS-Bericht verpflichtend?
Nein. Im freiwilligen Rahmen der VSME/VS ist das XBRL-Format ein Mittel, die Informationen maschinenlesbar und interoperabel zu machen – nützlich, wenn ein Empfänger es verlangt. Es wird dem Unternehmen, das einen freiwilligen Bericht veröffentlicht, nicht generell vorgeschrieben.
Ist die Excel-Vorlage der EFRAG kostenpflichtig?
Nein. Die digitale Vorlage und die XBRL-Taxonomie werden von der EFRAG kostenlos zur Verfügung gestellt, ebenso wie der Standard selbst. Siehe unseren eigenen Artikel: die EFRAG-Excel-Vorlage – Vorteile und Grenzen.
Um diese Tools in einen vollständigen Prozess einzuordnen, lesen Sie die Schritt-für-Schritt-Methode unter Die VSME/VS im KMU anwenden oder den Überblick über den VSME/VS-Standard. Zur Nutzung der Daten gegenüber Kapitalgebern ergänzt unsere Seite VSME/VS und Finanzierung das Thema.
Quellen und Überprüfung — geprüft am 8. November 2026
Jede regulatorische Aussage auf dieser Seite wurde anhand des amtlichen Wortlauts überprüft. Mit den nachstehenden Fundstellen können Sie dies selbst nachprüfen.
- Delegierte Verordnung (EU) 2026/1560 der Kommission vom 3. Juli 2026 (angenommen unter dem Aktenzeichen C(2026) 5011) „zur Ergänzung der Richtlinie 2013/34/EU des Europäischen Parlaments und des Rates durch die Festlegung freiwillig anwendbarer Standards für die Nachhaltigkeitsberichterstattung von Unternehmen, die durch die Obergrenze für die Wertschöpfungskette geschützt sind“ — Rechtsgrundlage: Artikel 29ca Absatz 1 der Richtlinie 2013/34/EU. Veröffentlicht im Amtsblatt der EU (Reihe L) am 21. September 2026, in Kraft seit dem 24. September 2026 (Artikel 4); ihr Artikel 3 (Obergrenze für die Wertschöpfungskette) gilt für Geschäftsjahre, die am oder nach dem 1. Januar 2027 beginnen. Amtlicher Wortlaut auf EUR-Lex · am 3. Juli 2026 angenommene Fassung (PDF, Europäische Kommission). Wichtige Artikel: Artikel 1 (Definition der Obergrenze), Artikel 2 Absatz 1 (wer den Standard anwenden darf), Artikel 3 Absatz 2 (die Obergrenze umfasst nur die Datenpunkte aus Anhang II), Artikel 4 (Inkrafttreten), Erwägungsgrund 5 (Ende der Rechtswirkungen der Empfehlung, Signal an Kapitalgeber). Dem Europäischen Parlament und dem Rat am 3. Juli 2026 übermittelt (Ratsdokument 11697/26 vom 9. Juli 2026).
- Delegierte Verordnung (EU) 2026/1563 der Kommission vom 3. Juli 2026 (angenommen unter dem Aktenzeichen C(2026) 5010, Überarbeitung der ESRS): verringert die Zahl der verpflichtenden Datenpunkte um 61 %. Veröffentlicht im Amtsblatt der EU am 21. September 2026; tritt am 10. November 2026 in Kraft (Artikel 3) und gilt für Geschäftsjahre, die am oder nach dem 1. Januar 2027 beginnen. Amtlicher Wortlaut auf EUR-Lex · angenommene Fassung (PDF, Europäische Kommission).
- Empfehlung (EU) 2025/1710 vom 30. Juli 2025 (Billigung des VSME-Standards der EFRAG), ABl. vom 5. August 2025 — Wortlaut auf EUR-Lex. Nach Erwägungsgrund 5 der Delegierten Verordnung (EU) 2026/1560 „sollte [sie] als nicht mehr rechtswirksam angesehen werden“, und zwar ab deren Inkrafttreten, also ab dem 24. September 2026.
- EFRAG — digitale VSME/VS-Vorlage und XBRL-Taxonomie, Version 2.0.0 vom 4. November 2026 (erstellt gemäß dem freiwilligen Standard (VS), der Delegierten Verordnung (EU) 2026/1560, veröffentlicht im Amtsblatt der EU am 21. September 2026; sie ersetzt die Version 1.3.0 vom 11. Juni 2026, die laut EFRAG nicht mehr verwendet werden soll) — Seite der EFRAG.
Fragen zum Zeitplan? Den Stand der Rechtsakte verfolgen wir laufend und mit Datum in unserem Regulierungsmonitoring.