Wenn ein KMU beschließt, seinen ersten Nachhaltigkeitsbericht nach dem VSME/VS-Standard zu erstellen, lautet die erste Frage fast immer gleich: Mit welchem Werkzeug? Bevor man kostenpflichtige Software vergleicht, sollte man die offizielle und kostenlose Ressource kennen, die die EFRAG bereitstellt, also die Organisation, die den Standard ausgearbeitet hat. Diese digitale Vorlage, oft als „die VSME/VS-Excel-Vorlage“ bezeichnet, ist ein ausgezeichneter Ausgangspunkt. Eine Antwort auf alle Anforderungen ist sie deshalb aber nicht. Hier erfahren Sie, was sie tatsächlich leistet und ab wann sie an ihre Grenzen stößt.
Ein offizielles, kostenloses und standardkonformes Werkzeug
Die VSME/VS wurde von der EFRAG ausgearbeitet, am 17. Dezember 2024 der Europäischen Kommission übergeben und anschließend durch die Empfehlung (EU) 2025/1710 vom 30. Juli 2025 gebilligt – ein unverbindliches Soft-Law-Instrument. Neben der Norm selbst veröffentlicht die EFRAG begleitende Ressourcen, darunter eine digitale Vorlage (digital template) und eine XBRL-Taxonomie, die die Aufbereitung und den Austausch der Informationen erleichtern sollen.
Welche Version sollten Sie verwenden? Seit dem 4. November 2026 ist die aktuelle Version dieser Vorlage die 2.0.0, die die EFRAG inzwischen „VS Digital Template“ nennt und die im Einklang mit dem freiwilligen Standard erstellt wurde, also mit der Delegierten Verordnung (EU) 2026/1560, die am 21. September 2026 im Amtsblatt der EU veröffentlicht wurde. Nach Angaben der EFRAG sollen frühere Versionen, darunter die Version 1.3.0 vom 11. Juni 2026, nicht mehr verwendet werden: Wenn Ihre Datei aus der Zeit vor dem 4. November 2026 stammt, laden Sie die aktuelle Version auf der Seite der EFRAG herunter. Die EFRAG gibt an, dass sie die Vorlage, die Taxonomie und den Konverter von Excel nach XBRL mindestens bis Ende Juni 2027 pflegen wird.
Drei Merkmale machen diese Vorlage für ein KMU interessant:
- Sie ist kostenlos und offiziell. Keine Lizenz, kein Abonnement: Man lädt die Datei von der Website der EFRAG herunter und öffnet sie in Excel. Die EFRAG hat sie unter Microsoft Excel 365 entwickelt und getestet und weist darauf hin, dass mit einer anderen Tabellenkalkulation oder einer älteren Excel-Version bestimmte Funktionen eingeschränkt sein oder fehlerhaft arbeiten können.
- Sie folgt dem Aufbau der Norm. Die Datei ist nach denselben Rubriken gegliedert wie die VSME/VS: das Basismodul mit seinen elf Angaben B1 bis B11, dann das umfassende Modul mit seinen neun Angaben C1 bis C9. So läuft man nicht Gefahr, eine erwartete Rubrik zu vergessen.
- Sie bereitet das maschinenlesbare Format vor. Die digitale Vorlage und die XBRL-Taxonomie der EFRAG ermöglichen es, die erfassten Daten im nächsten Schritt in ein strukturiertes Format umzuwandeln, das ein Dritter auswerten kann – eine Bank, ein Auftraggeber oder eine Kanzlei.
Für ein Unternehmen, das sich erstmals mit dem Thema befasst, ist dieser Rahmen wertvoll: Die Datei dient ebenso als Erfassungswerkzeug wie als Checkliste dessen, was vorzubereiten ist. Sie schlägt die natürliche Brücke zur Methode für die Anwendung der VSME/VS in KMU, bei der man zunächst eine Bestandsaufnahme seiner Daten vornimmt, bevor man über sie berichtet.
Warum Excel für den Anfang genügen kann
Für ein Kleinstunternehmen oder KMU, das seinen Bericht für sich selbst und einmal im Jahr erstellt, erfüllt die Tabellenkalkulation viele Anforderungen. Der Einarbeitungsaufwand ist gering (jeder kann ein Tabellenblatt öffnen), es entstehen keine Kosten, und das Unternehmen bleibt uneingeschränkt Eigentümer seiner Datei, ohne Abhängigkeit von einem externen Anbieter. Die einzutragenden Daten (Energieverbrauch, Beschäftigtenzahlen, Angaben zur Unternehmensführung) passen oft auf wenige Tabellenblätter, und das Ergebnis lässt sich wie jedes interne Dokument gegenlesen, korrigieren und archivieren.
In diesem Fall (ein Bericht, einmal im Jahr, erstellt von der Person, die über die Daten verfügt) ist die Excel-Vorlage der EFRAG eine durchaus vernünftige Wahl. Für diesen ersten Schritt muss man nicht in eine spezielle Software investieren.
Wo die Tabellenkalkulation an ihre Grenzen stößt
Die Grenzen zeigen sich, sobald die Nutzung intensiver wird. Sie sind nicht spezifisch für diese Vorlage: Es sind die Grenzen der Tabellenkalkulation im Allgemeinen, angewandt auf eine anspruchsvolle Berichterstattungsaufgabe.
Die Zuverlässigkeit der Erfassung
Eine Tabellenkalkulation prüft kaum, was man eingibt. Eine vergessene Einheit, eine überschriebene Zelle, eine durch Kopieren und Einfügen beschädigte Formel: Nichts warnt den Nutzer. Dabei fließen die Informationen eines Nachhaltigkeitsberichts mitunter in Entscheidungen ein, etwa in einen Kreditantrag oder die Antwort an einen Kunden. Die Rückverfolgbarkeit zwischen einem Wert und seinem Beleg hängt wiederum vollständig von der Sorgfalt der Person ab, die die Datei ausfüllt.
Die Zusammenarbeit mehrerer Beteiligter
Sobald mehrere Personen beitragen (die Buchhaltung für die Energie, die Personalabteilung für die Beschäftigtenzahlen, die Geschäftsleitung für die Unternehmensführung), wird die Versionsverwaltung einer gemeinsam genutzten Datei schnell mühsam. Wer hat was eingegeben? Welche Version ist die aktuelle? Die Tabellenkalkulation bietet weder einen Prüfpfad noch eine differenzierte Rechteverwaltung noch einen formalisierten Freigabeprozess.
Die Wiederholung von Jahr zu Jahr
Die VSME/VS-Berichterstattung soll jedes Jahr aktualisiert werden. Wer von einer statischen Vorjahresdatei ausgeht, muss den Berichtsumfang erneut übertragen, die mehrjährigen Vergleiche neu aufbauen und die Berechnungen erneut absichern. Nichts wird automatisch fortgeschrieben.
Die Erstellung in Serie
Das ist die deutlichste Grenze. Eine Kanzlei oder ein Berater, der zehn, zwanzig oder fünfzig Mandanten betreut, kann vernünftigerweise nicht so viele voneinander unabhängige Excel-Arbeitsmappen steuern. Vervielfachte Fehler, fehlende Gesamtsicht, Zeitaufwand für die Pflege uneinheitlicher Dateien: Die Tabellenkalkulation skaliert nicht. Genau hier stellt sich die Frage der Standardisierung der Abläufe, die wir in unserer Analyse VSME/VS als Mandat für Kanzleien von Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern vertiefen.
Eine Tabelle zur Entscheidung
| Situation | Genügt die Excel-Vorlage der EFRAG? |
|---|---|
| Einzelnes KMU, ein Bericht pro Jahr, für den Eigengebrauch | Ja, voll und ganz geeignet |
| Gemeinsame Berichterstattung mehrerer Abteilungen | Möglich, aber die Versionsverwaltung muss geregelt werden |
| Jährliche Aktualisierung mit Historie und Vergleichen | Aufwendig: kaum Fortschreibung |
| Erstellung für mehrere Mandate (Kanzlei, Berater) | Nein: Ein strukturiertes Werkzeug wird notwendig |
Das Wichtigste in Kürze
Die Excel-Vorlage der EFRAG ist der richtige erste Schritt: offiziell, kostenlos, an der Struktur B1-B11 und C1-C9 des Standards ausgerichtet und nachgelagert mit dem XBRL-Format kompatibel. Für ein KMU, das einmal jährlich einen einzelnen Bericht erstellt, braucht es oft nichts weiter. Ihre Grenzen (Zuverlässigkeit der Erfassung, Zusammenarbeit mehrerer Beteiligter, Fortschreibung von Jahr zu Jahr und vor allem Erstellung in Serie) sind keine versteckten Mängel, sondern die natürlichen Grenzen der Tabellenkalkulation bei einer Aufgabe, die strukturierter wird oder sich vervielfacht.
Die Tabellenkalkulation ist im Übrigen nur ein Baustein in einer größeren Landschaft, die von Emissionsrechnern bis zu SaaS-Plattformen reicht. Um jede Werkzeugfamilie nach ihrer tatsächlichen Zielgruppe einzuordnen und zu wissen, wann ein Wechsel sinnvoll ist, lesen Sie weiter in unserem Überblick über Werkzeuge und Software für die VSME/VS-Berichterstattung.
Quellen und Überprüfung – überprüft am 8. November 2026
Jede regulatorische Aussage auf dieser Seite wurde anhand des amtlichen Textes überprüft. Mit den folgenden Fundstellen können Sie dies selbst nachprüfen.
- Empfehlung (EU) 2025/1710 vom 30. Juli 2025 (Billigung der VSME der EFRAG), ABl. vom 5. August 2025 – Text auf EUR-Lex. Nach Erwägungsgrund 5 der Delegierten Verordnung (EU) 2026/1560 „sollte“ sie ab dem Inkrafttreten dieser Verordnung, also ab dem 24. September 2026, „als nicht mehr rechtswirksam betrachtet werden“.
- EFRAG — digitale VSME/VS-Vorlage und XBRL-Taxonomie, Version 2.0.0 vom 4. November 2026 (erstellt gemäß dem freiwilligen Standard (VS), der Delegierten Verordnung (EU) 2026/1560, veröffentlicht im Amtsblatt der EU am 21. September 2026; sie ersetzt die Version 1.3.0 vom 11. Juni 2026, die laut EFRAG nicht mehr verwendet werden soll) — Seite der EFRAG.
Eine Frage zum Zeitplan? Der Stand der Rechtstexte wird datiert in unserem regulatorischen Monitoring verfolgt.
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