Wanneer een kmo besluit haar eerste duurzaamheidsverslag op te stellen volgens de VSME/VS-standaard, is de eerste vraag bijna altijd dezelfde: met welk instrument? Voordat u betaalde software vergelijkt, moet u de officiële en gratis bron kennen die EFRAG, de instantie die de standaard heeft uitgewerkt, ter beschikking stelt. Dit digitale model, vaak „het VSME/VS-Excelmodel” genoemd, is een uitstekend vertrekpunt. Toch beantwoordt het niet aan alle behoeften. Hieronder leest u wat het werkelijk mogelijk maakt, en vanaf welk moment het zijn beperkingen toont.
Een officieel, gratis instrument dat aansluit op de standaard
De VSME/VS werd door EFRAG uitgewerkt en op 17 december 2024 aan de Europese Commissie overhandigd, en vervolgens onderschreven in Aanbeveling (EU) 2025/1710 van 30 juli 2025, een niet-bindende tekst van soft law. Naast de standaard zelf publiceert EFRAG begeleidend materiaal, waaronder een digitaal model (digital template) en een XBRL-taxonomie, bedoeld om het opstellen en delen van de informatie te vergemakkelijken.
Welke versie gebruiken? Sinds 4 november 2026 is de actuele versie van dit model versie 2.0.0, die EFRAG voortaan „VS Digital Template” noemt en die is opgesteld overeenkomstig de vrijwillige standaard, Gedelegeerde Verordening (EU) 2026/1560, die op 21 september 2026 in het Publicatieblad van de Europese Unie is bekendgemaakt. Volgens EFRAG mogen eerdere versies, waaronder versie 1.3.0 van 11 juni 2026, niet meer worden gebruikt: dateert uw bestand van vóór 4 november 2026, download dan de actuele versie op de pagina van EFRAG. EFRAG geeft aan dat het het model, de taxonomie en de converter van Excel naar XBRL ten minste tot eind juni 2027 zal onderhouden.
Drie kenmerken maken dit model interessant voor een kmo:
- Het is gratis en officieel. Geen licentie, geen abonnement: u downloadt het bestand van de website van EFRAG en opent het in Excel. EFRAG heeft het ontworpen en getest in Microsoft Excel 365, en waarschuwt dat sommige functies met een ander rekenblad of een oudere versie van Excel beperkt of onjuist kunnen zijn.
- Het volgt de structuur van de standaard. Het bestand is opgebouwd rond dezelfde rubrieken als de VSME/VS: de basismodule met haar elf informatie-elementen B1 tot B11, en vervolgens de uitgebreide module met haar negen informatie-elementen C1 tot C9. U loopt dus geen risico een verwachte rubriek te vergeten.
- Het bereidt het machineleesbare formaat voor. Met het digitale model en de XBRL-taxonomie van EFRAG kunnen de ingevoerde gegevens achteraf worden omgezet in een gestructureerd formaat dat een derde kan gebruiken: een bank, een opdrachtgever of een kantoor.
Voor een onderneming die voor het eerst met het onderwerp kennismaakt, is dat kader waardevol: het bestand is tegelijk een invoerinstrument en een checklist van wat moet worden voorbereid. Het sluit vanzelf aan op de methode om de VSME/VS in een kmo toe te passen, waarbij u eerst uw gegevens in kaart brengt voordat u erover rapporteert.
Waarom Excel de eerste keer kan volstaan
Voor een micro-onderneming of een kmo die haar rapport voor eigen gebruik opstelt, één keer per jaar, vinkt het rekenblad veel vakjes aan. De leercurve is beperkt – iedereen kan een rekenblad openen –, de kosten zijn nihil, en de onderneming blijft volledig eigenaar van haar bestand, zonder afhankelijkheid van een externe softwareleverancier. De in te vullen gegevens (energieverbruik, personeelsbestand, governance-elementen) passen vaak op enkele werkbladen, en het resultaat kan worden nagelezen, gecorrigeerd en gearchiveerd zoals elk ander intern document.
In die situatie – één dossier, één keer per jaar, opgesteld door de persoon die over de gegevens beschikt – is het Excelmodel van EFRAG een volkomen redelijke keuze. Het is niet nodig te investeren in specifieke software om deze eerste stap te zetten.
Waar het rekenblad zijn beperkingen toont
De beperkingen duiken op zodra het gebruik intensiever wordt. Ze zijn niet eigen aan dit model: het zijn de beperkingen van het rekenblad in het algemeen, toegepast op een veeleisend rapporteringsproces.
De betrouwbaarheid van de invoer
Een rekenblad controleert weinig van wat erin wordt getypt. Een vergeten eenheid, een overschreven cel, een formule die door kopiëren en plakken is beschadigd: niets waarschuwt de gebruiker. De informatie in een duurzaamheidsverslag dient soms als basis voor beslissingen – een kredietdossier, het antwoord aan een klant. De traceerbaarheid tussen een gegeven en het bijbehorende bewijsstuk berust volledig op de nauwgezetheid van wie het bestand invult.
Samenwerken met meerdere personen
Zodra meerdere personen bijdragen – de boekhouder voor energie, personeelszaken voor het personeelsbestand, de directie voor governance – wordt het versiebeheer van een gedeeld bestand al snel omslachtig. Wie heeft wat ingevoerd? Wat is de laatste versie? Het rekenblad biedt geen audittrail, geen verfijnd rechtenbeheer en geen geformaliseerd validatieproces.
De herhaling van jaar tot jaar
De VSME/VS-rapportering is bedoeld om elk jaar te worden bijgewerkt. Wie vertrekt van een statisch bestand, moet de afbakening opnieuw overnemen, de meerjarige vergelijkingen opnieuw samenstellen en de berekeningen opnieuw betrouwbaar maken. Niets wordt automatisch hergebruikt.
Productie op grote schaal
Dat is de duidelijkste beperking. Een accountantskantoor of een consultant die tien, twintig of vijftig klanten begeleidt, kan redelijkerwijs niet zoveel onafhankelijke Excelbestanden beheren. Fouten die zich herhalen, geen geconsolideerd overzicht, tijd besteed aan het onderhoud van heterogene bestanden: het rekenblad is niet schaalbaar. Precies daar rijst de vraag van de industrialisering, uitgewerkt in onze analyse van de VSME/VS als opdracht voor accountantskantoren.
Een tabel om te beslissen
| Situatie | Volstaat het Excelmodel van EFRAG? |
|---|---|
| Afzonderlijke kmo, één rapport per jaar, voor eigen gebruik | Ja, volkomen geschikt |
| Gezamenlijke rapportering door meerdere afdelingen | Mogelijk, maar versiebeheer moet worden afgebakend |
| Jaarlijkse bijwerking met historiek en vergelijkingen | Omslachtig: weinig hergebruik |
| Productie voor meerdere dossiers (kantoor, consultant) | Nee: een gestructureerd instrument wordt noodzakelijk |
Wat u moet onthouden
Het Excelmodel van EFRAG is de juiste reflex om van start te gaan: officieel, gratis, afgestemd op de structuur B1-B11 en C1-C9 van de standaard, en compatibel met het XBRL-formaat voor de verdere verwerking. Voor een kmo die één jaarlijks verslag opstelt, hoeft men vaak niet verder te zoeken. Zijn beperkingen – betrouwbaarheid van de invoer, samenwerken met meerdere personen, hergebruik van jaar tot jaar en vooral productie op grote schaal – zijn geen verborgen gebreken, maar de natuurlijke grenzen van het rekenblad zodra de rapportering meer structuur krijgt of in aantal toeneemt.
Het rekenblad is overigens slechts één bouwsteen in een breder landschap, dat gaat van emissiecalculators tot SaaS-platformen. Om elke categorie instrumenten te situeren naargelang haar werkelijke doelgroep en te weten wanneer u moet overstappen, leest u verder in ons overzicht van instrumenten en software voor de VSME/VS-rapportering.
Bronnen en verificatie — gecontroleerd op 8 november 2026
Elke bewering over regelgeving op deze pagina is gecontroleerd aan de hand van de officiële tekst. Met de onderstaande verwijzingen kunt u dat zelf nagaan.
- Aanbeveling (EU) 2025/1710 van 30 juli 2025 (onderschrijving van de VSME-standaard van EFRAG), PB van 5 augustus 2025 — tekst op EUR-Lex. Overweging 5 van Gedelegeerde Verordening (EU) 2026/1560 bepaalt dat de aanbeveling vanaf de inwerkingtreding van die verordening, d.w.z. op 24 september 2026, „zou moeten worden geacht geen rechtsgevolgen meer te hebben”.
- EFRAG — digitaal VSME/VS-sjabloon en XBRL-taxonomie, versie 2.0.0 van 4 november 2026 (opgesteld overeenkomstig de vrijwillige standaard (VS), Gedelegeerde Verordening (EU) 2026/1560, op 21 september 2026 bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Unie; deze versie vervangt versie 1.3.0 van 11 juni 2026, die EFRAG vraagt niet meer te gebruiken) — pagina van EFRAG.
Een vraag over het tijdpad? De voortgang van de teksten wordt gedateerd bijgehouden in onze regelgevingsmonitor.
Leave a Reply