Moet u uw eerste VSME/VS-rapport opstellen en zoekt u een duidelijk stappenplan? Goed nieuws: de VSME/VS is ontworpen om toegankelijk te zijn voor kmo’s, zonder dubbele materialiteit en zonder onnodig jargon. Deze handleiding overloopt de grote stappen, van de keuze van de module tot de consolidatie, en steunt op een eenvoudig beginsel dat het geheel betrouwbaar maakt: elk gerapporteerd gegeven moet aan een bron en aan een bewijs gekoppeld kunnen worden. Voor de volledige methode en de werkmodellen bouwt hij voort op onze referentiegids De VSME/VS toepassen in kmo’s en micro-ondernemingen.
Voordat u begint: waarom dit rapport?
Een VSME/VS-rapport wordt zelden „voor het plezier” opgesteld. In de praktijk beantwoordt het aan een vraag: een ESG-vragenlijst van een klant, een verzoek van uw bank of een criterium in een aanbesteding. Door deze aanleiding te bepalen voordat u begint, voorkomt u dat u te veel doet: u weet welke informatie echt wordt verwacht en hoe ver u moet gaan. Is uw vertrekpunt een vraag van een opdrachtgever, dan helpt onze pagina over de waardeketen en het waardeketenplafond (value chain cap) u af te bakenen wat men legitiem van u mag vragen.
Nuttig om te onthouden: de VSME/VS is een vrijwillige standaard. Er bestaan geen sancties en geen neerleggingsplicht. U blijft zelf baas over de afbakening en het tijdpad.
Stap 1: uw module kiezen
De standaard is opgebouwd uit twee niveaus. De basismodule omvat elf openbaar te maken onderdelen, genummerd van B1 tot B11 (grondslag voor de opstelling, energie en broeikasgasemissies, personeelsbestand, gezondheid en veiligheid, corruptie…). Dit is de gemeenschappelijke basis voor alle ondernemingen die de VSME/VS toepassen. De uitgebreide module voegt negen extra onderdelen toe, van C1 tot C9 (strategie, doelstellingen voor broeikasgasreductie, klimaatrisico’s, mensenrechten…). De basismodule is een voorwaarde voor de uitgebreide module: u behandelt C1 tot C9 pas nadat u B1 tot B11 hebt ingevuld.
Hoe beslist u? Begin met alleen de basismodule als u een standaardvraag wilt beantwoorden en een degelijke basis wilt leggen. Kies voor de uitgebreide module als een veeleisende gesprekspartner – een bank die een financiering onderzoekt, een grote groep die ver gevorderd is met zijn eigen klimaattraject – een strategische en toekomstgerichte visie verwacht. Voor een gedetailleerd inzicht in de structuur van beide modules verwijzen we naar de pijlerpagina VSME/VS-standaard: definitie, modules en status.
Stap 2: de gegevens in kaart brengen en verzamelen
Dit is de meest concrete stap. Overloop de onderdelen van de gekozen module en noteer voor elk ervan het verwachte gegeven en de plaats waar het al in uw onderneming te vinden is. De meeste cijfers bestaan al: ze zijn verspreid over de boekhouding, de loonadministratie, de contracten en de facturen.
- Milieu: energieverbruik en broeikasgasemissies, water, afval. Uw facturen voor elektriciteit, gas en brandstof zijn uw vertrekpunt.
- Sociaal: personeelsbestand, gezondheid en veiligheid, opleiding, beloning. Deze gegevens komen uit de loonsoftware en het personeelsregister.
- Governance: praktijken op het gebied van ethiek en corruptiebestrijding, eventuele veroordelingen en boetes. De informatie is hier deels kwalitatief (de praktijken), deels in cijfers (aantal veroordelingen, bedrag van de boetes).
Eén beginsel verlicht deze verzameling: de logica „indien van toepassing” (het toepasselijkheidsbeginsel). Informatie die voor uw activiteit niet relevant is – bijvoorbeeld een thema dat in uw vak niet voorkomt – hoeft niet geforceerd te worden ingevuld. U documenteert wat u werkelijk aangaat, zonder iets te verzinnen of kunstmatig op te vullen.
Wordt u begeleid door een accountantskantoor, weet dan dat een groot deel van deze gegevens al in uw boekhouddossier staat: dat is precies de meerwaarde van een VSME/VS-opdracht toevertrouwd aan een accountant.
Hebt u 10 werknemers of minder? De gedelegeerde handeling maakt verscheidene milieugegevens van de basismodule facultatief (energie en broeikasgassen in B3, water in B6, circulaire economie en afval in B7). Meer details op de pagina de VSME/VS-standaard.
Stap 3: de matrix gegeven → bron → bewijs
Dit is de kern van een degelijk rapport, en wat een geloofwaardig document onderscheidt van een loutere intentieverklaring. Houd voor elk gerapporteerd cijfer een werktabel met drie kolommen bij:
- Het gegeven: wat u rapporteert (bijvoorbeeld het elektriciteitsverbruik van het jaar).
- De bron: waar het vandaan komt (de facturen van de energieleverancier).
- Het bewijs: het gearchiveerde en terug te vinden bewijsstuk (de pdf van de facturen, geordend en gedateerd).
Deze matrix verschijnt niet in het eindrapport, maar vormt er de ruggengraat van. Hij stelt u in staat om zonder stress een controlevraag te beantwoorden, de berekening het volgende jaar te herhalen en de grootste valkuil te vermijden: een cijfer rapporteren dat u niet zou kunnen verantwoorden. Het is ook uw beste bescherming tegen elke beschuldiging van greenwashing: elke bewering is traceerbaar.
Stap 4: opstellen en consolideren
Tot slot volgt de opmaak. De VSME/VS biedt een gestructureerd kader om de informatie in de verwachte volgorde samen te brengen. Voor een eerste rapport vertrekt u het eenvoudigst van het gratis officiële Excel-model van EFRAG: het somt de onderdelen op en begeleidt de invoer. U neemt er elk in stap 3 gevalideerd gegeven in over, sober en feitelijk. Geen superlatieven, geen storytelling: een VSME/VS-rapport overtuigt door zijn nauwkeurigheid, niet door zijn toon.
Consolideren betekent het geheel nalezen om de samenhang van de cijfers tussen de rubrieken te controleren, het document te dateren en duidelijk aan te geven welke afbakening het bestrijkt (welke entiteit, welk jaar). Bewaar daarnaast uw werkdossier: dat geeft het rapport zijn waarde ten aanzien van een derde.
Hoeveel tijd, en hoe vaak?
Het eerste boekjaar vraagt de meeste tijd, omdat u de bronnen moet identificeren en de matrix moet opbouwen. Is dat werk eenmaal gedaan, dan verloopt de jaarlijkse actualisering een stuk sneller: u voedt dezelfde bronnen met de cijfers van het jaar. Een VSME/VS-rapport is dus een actief dat u van jaar tot jaar onderhoudt, geen eenmalig project.
Verder lezen
Deze handleiding geeft het stramien; de gedetailleerde methode, de te verzamelen gegevens per post en de beslissingstabel tussen basismodule en uitgebreide module vindt u in de pijlergids De VSME/VS toepassen in kmo’s en micro-ondernemingen. Om de standaard te situeren en zijn regelgevende status te begrijpen, begint u met de definitie van de VSME/VS-standaard.
Bronnen en controle — gecontroleerd op 8 november 2026
Elke regelgevende bewering op deze pagina is aan de officiële tekst getoetst. Met de onderstaande verwijzingen kunt u dit zelf nagaan.
- Gedelegeerde Verordening (EU) 2026/1563 van de Commissie van 3 juli 2026 (vastgesteld onder referentie C(2026) 5010, herziening van de ESRS): vermindert het aantal verplichte datapunten met 61%. Bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Unie op 21 september 2026; treedt in werking op 10 november 2026 (artikel 3) en is van toepassing op boekjaren die op of na 1 januari 2027 aanvangen. Officiële tekst op EUR-Lex · vastgestelde versie (pdf, Europese Commissie).
- EFRAG — digitaal VSME/VS-sjabloon en XBRL-taxonomie, versie 2.0.0 van 4 november 2026 (opgesteld overeenkomstig de vrijwillige standaard (VS), Gedelegeerde Verordening (EU) 2026/1560, bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Unie op 21 september 2026; deze versie vervangt versie 1.3.0 van 11 juni 2026, die EFRAG vraagt niet langer te gebruiken) — EFRAG-pagina.
Een vraag over het tijdpad? De voortgang van de teksten wordt gedateerd bijgehouden in onze regelgevingsmonitor.
Leave a Reply