Mijn klant stuurt me een ESG-vragenlijst: antwoorden met de VSME/VS

Voor veel kmo’s is het een alledaags scenario geworden: een grote klant, een opdrachtgever of een inkoper bezorgt u een lange ESG-vragenlijst om in te vullen, vaak met een deadline, soms als voorwaarde om leverancier te worden of te blijven. De vraag die volgt is bijna altijd dezelfde: moet alles worden ingevuld, en hoe antwoordt u zonder er weken aan kwijt te zijn? De VSME/VS-standaard biedt hier een concreet antwoord. Hij geeft u een gestandaardiseerd kader om één keer goed te antwoorden, en het Europese regelgevende kader biedt u op termijn een argument om u niet meer te laten opleggen dan nodig.

Waarom u deze vragenlijst ontvangt

U wordt waarschijnlijk niet toevallig aangeschreven. Uw klant is vermoedelijk zelf onderworpen aan verplichtingen inzake duurzaamheidsrapportering – de CSRD voor de grootste ondernemingen – en moet verslag uitbrengen over de effecten in zijn hele waardeketen, dus ook bij zijn leveranciers. Omdat hij die informatie niet alleen kan verzamelen, vraagt hij ze aan zijn zakenpartners. Dat noemt men het doorwerkingseffect: een verplichting die op een grote groep rust, werkt indirect door tot bij de kmo’s die met hem samenwerken.

Dat verschijnsel is met de zogenoemde Omnibus-hervorming zelfs nog versterkt. Sinds Richtlijn (EU) 2026/470 van 24 februari 2026 is het directe toepassingsgebied van de CSRD beperkt tot ondernemingen die twee cumulatieve drempels overschrijden: meer dan 1 000 werknemers en meer dan € 450 miljoen netto-omzet. Veel grote groepen blijven eronder vallen en blijven hun leveranciers bevragen. De druk van bovenaf verdwijnt dus niet – hij krijgt alleen een andere vorm.

De VSME/VS: een gestandaardiseerd antwoord in plaats van opgelegd maatwerk

De VSME/VS bestaat juist om aan deze situatie tegemoet te komen. Het gaat om de vrijwillige duurzaamheidsrapporteringsstandaard voor kmo’s, ontwikkeld door EFRAG en door de Commissie onderschreven in Aanbeveling (EU) 2025/1710 van de Commissie van 30 juli 2025. Deze niet-bindende tekst heeft sinds 24 september 2026 geen rechtsgevolgen meer: de vrijwillige standaard van Gedelegeerde Verordening (EU) 2026/1560 heeft het overgenomen – nog steeds vrijwillig, zonder sanctie of verplichte neerlegging. Zijn uitdrukkelijke doel is precies de last te verminderen van de ongecoördineerde ESG-verzoeken waarmee kmo’s te maken krijgen.

Concreet structureert de VSME/VS de informatie in twee modules. De basismodule omvat elf openbaar te maken informatie-elementen (B1 tot B11) over milieu, sociale aspecten en governance: energie en emissies, personeelsbestand, gezondheid en veiligheid, bedrijfsethiek. De uitgebreide module (C1 tot C9) komt daarbovenop voor ondernemingen die verder willen gaan, met name richting gegevens die bepaalde banken of grote opdrachtgevers verwachten. De standaard vereist geen dubbele materialiteit en geen verplichte audit.

In plaats van elke eigen vragenlijst die binnenkomt – elk met zijn eigen rubrieken en formaat – met de hand in te vullen, is het idee één keer een basis van informatie volgens de VSME/VS op te stellen en die vervolgens te hergebruiken voor de opeenvolgende verzoeken. U antwoordt in een erkende, vergelijkbare taal en u krijgt opnieuw grip op de inhoud. Om die basis stap voor stap op te bouwen, beschrijft onze gids de VSME/VS-standaard toepassen in een kmo de methode en de te verzamelen gegevens.

Het waardeketenplafond: wat een klant u maximaal kan vragen

Het nuttigste punt voor een kmo die een te zware vragenlijst ontvangt, is een mechanisme uit de Omnibus-hervorming: het waardeketenplafond (value chain cap). Het principe: een onderneming die aan duurzaamheidsrapportering onderworpen is, mag van ondernemingen in haar waardeketen met 1 000 werknemers of minder (gemiddeld over het voorgaande boekjaar) geen informatie eisen die verder gaat dan de Europese vrijwillige standaard (Gedelegeerde Verordening (EU) 2026/1560). Met andere woorden: voor zijn eigen rapportering kan een opdrachtgever van een onderneming van die omvang niet rechtmatig meer eisen dan dat toepassingsgebied.

Richtlijn (EU) 2026/470 (Omnibus I), vastgesteld op 24 februari 2026, verankert het in de artikelen 19 bis en 29 bis van Richtlijn 2013/34/EU (de jaarrekeningrichtlijn): bij een verzoek in het kader van de duurzaamheidsrapportering van een onderworpen onderneming hebben beschermde ondernemingen het recht te weigeren informatie te verstrekken die verder gaat dan de vrijwillige standaard; de verzoekende onderneming moet hen over dat recht informeren, en geen enkele strijdige contractuele bepaling is bindend (de rest van de overeenkomst blijft van toepassing). Deze bepalingen moeten uiterlijk op 19 maart 2027 in nationaal recht worden omgezet. Er geldt een uitzondering voor informatie die in de sector gangbaar wordt gedeeld. Dit plafond verwijst naar de vrijwillige standaard, waarvan de inhoud is gepreciseerd in een gedelegeerde handeling die de Commissie op 3 juli 2026 heeft vastgesteld – op 21 september 2026 bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Unie (Gedelegeerde Verordening (EU) 2026/1560), sinds 24 september 2026 in werking, waarbij artikel 3 van toepassing is op boekjaren die op of na 1 januari 2027 aanvangen. Die tekst bevat echter een doorslaggevende precisering: artikel 3, lid 2, beperkt het plafond tot een gesloten lijst van gegevens (bijlage II) – uittreksels uit de basismodule (B1, B3, B6 tot B10) en slechts vier informatie-elementen uit de uitgebreide module (C1, C5, C6, C7), met een beperktere lijst voor ondernemingen met 10 werknemers of minder. Met andere woorden: een klant kan niet de volledige standaard van u eisen; het afdwingbare toepassingsgebied is nog smaller. De bescherming zou volledig werkzaam worden na de omzetting van de richtlijn, die uiterlijk op 19 maart 2027 wordt verwacht.

Voorzichtigheid is dus geboden wat het tijdpad betreft: momenteel is het plafond een aangenomen kader waarvan de concrete werking de omzetting veronderstelt. Het mechanisme, de grenzen ervan en de juridische verankering worden toegelicht op onze kernpagina VSME/VS en waardeketen: het waardeketenplafond en verantwoord inkopen. Onthoud de geest ervan: het Europese kader strekt ertoe de VSME/VS tot het juiste antwoordniveau te maken, niet meer en niet minder.

Drie reflexen om te antwoorden zonder overbelasting

Met de vragenlijst op uw bureau helpt een eenvoudige methode om te schiften.

1. Antwoord met wat u al hebt. Een groot deel van de gegevens van de basismodule zit al in uw boekhouding en loonadministratie: energieverbruik, personeelsbestand, opleiding. Een VSME/VS-rapport steunt in de eerste plaats op stukken die u al bezit.
2. Bezorg uw standaardrapport in plaats van elk vakje in te vullen. Wanneer een verzoek overlapt met het toepassingsgebied van de VSME/VS, is het vaak beter uw gestructureerde rapport bij te voegen dan uw cijfers over te nemen in een eigen formulier van de klant. U wint tijd en beperkt overschrijffouten.
3. Wijs vragen buiten het toepassingsgebied beleefd af. Als een vraag duidelijk buiten het kader van de VSME/VS valt en geen informatie betreft die in uw sector gangbaar wordt gedeeld, kunt u uitleggen dat uw antwoord aansluit bij de Europese vrijwillige standaard. Dat is een professionele houding, geen weigering om mee te werken.

Hebt u een derde nodig om uw antwoorden te valideren?

Nee, voor een vrijwillig rapport is geen wettelijke controle vereist. Als uw klant echter belang hecht aan de betrouwbaarheid van de gegevens, kan een cijferberoepsbeoefenaar het proces beveiligen: de meeste informatie komt uit uw boekhoudkundig dossier, en een accountant is goed geplaatst om die te ordenen en, in voorkomend geval, een vrijwillige assuranceopdracht voor te stellen. We verkennen die piste in de VSME/VS, een nieuwe opdracht voor accountantskantoren.

Kernpunten

Een ESG-vragenlijst voor leveranciers is geen verplichting die u vakje per vakje moet ondergaan. Het is de gelegenheid om één keer een basis van informatie volgens de VSME/VS op te bouwen, die u bij al uw gesprekspartners kunt hergebruiken. Het Omnibus-kader gaat via het waardeketenplafond in dezelfde richting: begrenzen wat een grote klant van een kmo kan eisen. Twijfelt u, voordat u begint, of u onder het toepassingsgebied valt? Begin dan met Valt mijn onderneming onder de VSME/VS? en kom daarna terug om uw antwoord op te bouwen.