Klijent mi šalje ESG upitnik: kako odgovoriti uz pomoć standarda VSME/VS

Za mnoga mala i srednja poduzeća (MSP-ove) to je postao uobičajen scenarij: veliki klijent, naručitelj ili kupac šalje vam opsežan ESG upitnik na popunjavanje, često uz rok, a ponekad i kao uvjet za uvrštenje na popis dobavljača. Pitanje koje slijedi gotovo je uvijek isto: treba li sve popuniti i kako odgovoriti, a da na to ne potrošite tjedne? Standard VSME/VS ovdje daje konkretan odgovor. On vam pruža standardizirani okvir da odgovorite jednom zauvijek, a europski regulatorni okvir s vremenom vam daje argument da ne dopustite da vam se nametne više nego što je potrebno.

Zašto primate ovaj upitnik

Vjerojatno niste odabrani slučajno. Vaš klijent i sam vjerojatno podliježe obvezama izvještavanja o održivosti – CSRD-u kad je riječ o najvećim poduzećima – i mora izvještavati o učincima duž svojeg lanca vrijednosti, dakle i kod svojih dobavljača. Budući da te informacije ne može sam prikupiti, traži ih od svojih partnera. To se naziva „učinkom prelijevanja”: obveza koja tereti veliku grupu neizravno se prenosi sve do MSP-ova koji s njom surađuju.

Ta je pojava čak i pojačana takozvanom reformom Omnibus. Od donošenja Direktive (EU) 2026/470 od 24. veljače 2026. izravno područje primjene CSRD-a suženo je na poduzeća koja prelaze dva kumulativna praga: više od 1 000 zaposlenika i više od 450 milijuna eura neto prihoda. Mnoge velike grupe i dalje su obuhvaćene te nastavljaju slati upitnike svojim dobavljačima. Pritisak odozgo prema dolje ne nestaje – samo mijenja obrise.

Standard VSME/VS: standardizirani odgovor umjesto nametnutih upitnika po mjeri

Vrijednost standarda VSME/VS upravo je u tome što postoji kako bi se odgovorilo na takvu situaciju. Riječ je o dobrovoljnom standardu izvještavanja o održivosti za MSP-ove (u hrvatskoj verziji Preporuke: standard NMSP), koji je izradio EFRAG i koji je preporučen Preporukom Komisije (EU) 2025/1710 od 30. srpnja 2025. Taj akt neobvezujućeg prava više ne proizvodi pravne učinke od 24. rujna 2026.: njegovu je ulogu preuzeo dobrovoljni standard iz Delegirane uredbe (EU) 2026/1560 – i dalje dobrovoljan, bez sankcija i bez obveznog podnošenja. Njegova je deklarirana svrha upravo smanjiti opterećenje koje za MSP-ove stvaraju nekoordinirani ESG zahtjevi.

Konkretno, standard VSME/VS strukturira informacije u dva modula. Osnovni modul obuhvaća jedanaest objava (B1 do B11) koje pokrivaju okoliš, socijalna pitanja i upravljanje: energiju i emisije, broj zaposlenika, zdravlje i sigurnost te poslovnu etiku. Prošireni modul (C1 do C9) dodaje se za poduzeća spremna ići dalje, osobito prema podacima koje očekuju određene banke ili veliki naručitelji. Standard ne zahtijeva ni dvostruku značajnost ni obveznu provjeru.

Umjesto da ručno popunjavate svaki pristigli upitnik koji je klijent sam osmislio – svaki sa svojim rubrikama i formatom –, ideja je jednom izraditi temeljni skup informacija u skladu sa standardom VSME/VS, a zatim ga ponovno upotrebljavati za odgovore na uzastopne zahtjeve. Odgovarate priznatim, usporedivim jezikom i ponovno preuzimate kontrolu nad sadržajem. Kako biste taj temeljni skup izradili korak po korak, naš vodič primjena standarda VSME/VS u MSP-ovima detaljno opisuje metodu i podatke koje treba prikupiti.

Value chain cap: najviše što klijent od vas može zatražiti

Najkorisniji element za mala i srednja poduzeća koja prime preopsežan upitnik jest mehanizam predviđen reformom Omnibus: ograničenje za lanac vrijednosti (value chain cap). Njegovo načelo: poduzeće koje podliježe izvještavanju o održivosti ne može od poduzeća u svojem lancu vrijednosti koja imaju 1 000 zaposlenika ili manje (u prosjeku tijekom prethodne financijske godine) zahtijevati informacije koje nadilaze europski dobrovoljni standard (Delegirana uredba (EU) 2026/1560). Drugim riječima, za potrebe vlastitog izvještavanja naručitelj od poduzeća te veličine ne može legitimno zahtijevati više od tog opsega.

Direktiva (EU) 2026/470 (Omnibus I), donesena 24. veljače 2026., uvodi ga u članke 19.a i 29.a Računovodstvene direktive 2013/34/EU: kad se zahtjev upućuje za potrebe izvještavanja o održivosti poduzeća koje podliježe toj obvezi, zaštićena poduzeća imaju pravo odbiti dostavu informacija koje nadilaze dobrovoljni standard; poduzeće koje upućuje zahtjev mora ih obavijestiti o tom pravu, a nijedna suprotna ugovorna odredba nije obvezujuća (ostatak ugovora i dalje se primjenjuje). Te se odredbe moraju prenijeti u nacionalno pravo najkasnije do 19. ožujka 2027. Predviđena je iznimka za informacije koje se uobičajeno razmjenjuju u sektoru. Ovo ograničenje upućuje na dobrovoljni standard, čiji je sadržaj preciziran delegiranim aktom koji je Komisija donijela 3. srpnja 2026. – objavljenim u Službenom listu Europske unije 21. rujna 2026. (Delegirana uredba (EU) 2026/1560), na snazi od 24. rujna 2026., pri čemu se njezin članak 3. primjenjuje na financijske godine koje počinju 1. siječnja 2027. ili nakon tog datuma. Taj akt ipak donosi odlučujuće pojašnjenje: njegov članak 3. stavak 2. sužava ograničenje na zatvoreni popis podataka (Prilog II.) – izvatke iz osnovnog modula (B1, B3, B6 do B10) i samo četiri informacije iz proširenog modula (C1, C5, C6, C7), uz skraćeni popis za poduzeća s 10 ili manje zaposlenika. Drugim riječima, klijent od vas ne može tražiti cijeli standard: opseg na koji se možete pozvati još je uži. Zaštita bi postala u potpunosti djelotvorna nakon prenošenja direktive, očekivanog najkasnije do 19. ožujka 2027.

Stoga je u pogledu rokova potreban oprez: zasad je ograničenje izglasani okvir čiji konkretni učinak pretpostavlja prenošenje. Mehanizam, njegova ograničenja i pravna osnova detaljno su opisani na našoj temeljnoj stranici VSME/VS i lanac vrijednosti: value chain cap i odgovorna nabava. Zapamtite bit: europski okvir teži tome da standard VSME/VS postane prava razina odgovora, ni više ni manje.

Tri korisna pravila kako biste odgovorili bez preopterećenja

Kad vam se upitnik nađe na stolu, jednostavna metoda pomaže u razvrstavanju.

1. Odgovorite onime što već imate. Velik dio podataka iz osnovnog modula postoji u vašem računovodstvu i obračunu plaća: potrošnja energije, broj zaposlenika, osposobljavanje. Izvještaj prema standardu VSME/VS temelji se prije svega na dokumentima koje već posjedujete.
2. Dostavite svoj standardni izvještaj umjesto da popunjavate svako polje. Kad se zahtjev preklapa s opsegom standarda VSME/VS, prilaganje strukturiranog izvještaja često je bolje od prepisivanja brojki u interni obrazac klijenta. Štedite vrijeme i smanjujete pogreške pri prepisivanju.
3. Uljudno odbijte ono što je izvan opsega. Ako pitanje očito nadilazi okvir standarda VSME/VS i ne odnosi se na informaciju koja se uobičajeno razmjenjuje u vašem sektoru, možete objasniti da je vaš odgovor usklađen s europskim dobrovoljnim standardom. To je profesionalan stav, a ne odbijanje suradnje.

Treba li vam treća strana za potvrdu odgovora?

Ne, za dobrovoljni izvještaj nije potrebna zakonska revizija. Ipak, ako vaš klijent pridaje važnost pouzdanosti podataka, stručnjak za računovodstvo može osigurati postupak: većina informacija potječe iz vaše računovodstvene dokumentacije, a ovlašteni računovođa u dobrom je položaju da ih organizira i, prema potrebi, ponudi dobrovoljnu provjeru. Tu mogućnost razmatramo u članku standard VSME/VS, nova usluga za računovodstvene urede.

Što zapamtiti

ESG upitnik za dobavljače nije obveza koju treba trpjeti polje po polje. To je prilika da jednom izgradite temeljni skup informacija u skladu sa standardom VSME/VS koji možete ponovno upotrijebiti kod svih svojih sugovornika. Okvir Omnibus, putem ograničenja za lanac vrijednosti, ide u istom smjeru: ograničiti ono što veliki klijent može zahtijevati od MSP-a. Niste sigurni odnosi li se to na vas prije nego što krenete? Počnite sa stranicom Odnosi li se standard VSME/VS na mene?, a zatim se vratite izraditi svoj odgovor.