Mein Kunde schickt mir einen ESG-Fragebogen: mit der VSME/VS antworten

Für viele KMU ist das inzwischen Alltag: Ein Großkunde, ein Auftraggeber oder ein Einkäufer übermittelt Ihnen einen umfangreichen ESG-Fragebogen, oft mit Frist, manchmal als Voraussetzung für die Listung als Lieferant. Die Frage, die sich dann stellt, ist fast immer dieselbe: Muss man alles ausfüllen, und wie antwortet man, ohne wochenlang daran zu sitzen? Die VSME/VS bietet hier eine konkrete Antwort. Sie gibt Ihnen einen standardisierten Rahmen, um ein für alle Mal zu antworten, und der europäische Rechtsrahmen liefert Ihnen künftig ein Argument, sich nicht mehr als nötig auferlegen zu lassen.

Warum Sie diesen Fragebogen erhalten

Sie werden vermutlich nicht zufällig angeschrieben. Ihr Kunde unterliegt wahrscheinlich selbst Pflichten zur Nachhaltigkeitsberichterstattung – bei den größten Unternehmen ist das die CSRD. Er muss über die Auswirkungen entlang seiner Wertschöpfungskette berichten, also über die Auswirkungen bei seinen Lieferanten. Da er diese Informationen nicht allein erheben kann, fragt er sie bei seinen Partnern ab. Man spricht vom Kaskadeneffekt: Eine Pflicht, die einen Großkonzern trifft, setzt sich indirekt bis zu den KMU fort, die mit ihm zusammenarbeiten.

Mit der sogenannten Omnibus-Reform hat sich dieses Phänomen sogar noch verstärkt. Seit der Richtlinie (EU) 2026/470 vom 24. Februar 2026 ist der unmittelbare Anwendungsbereich der CSRD auf Unternehmen beschränkt, die zwei kumulative Schwellenwerte überschreiten: mehr als 1.000 Beschäftigte und mehr als 450 Mio. EUR Nettoumsatzerlöse. Zahlreiche Großkonzerne sind weiterhin betroffen und befragen auch künftig ihre Lieferanten. Der Druck von oben verschwindet also nicht – er nimmt lediglich eine andere Form an.

Die VSME/VS: eine standardisierte Antwort statt aufgezwungener Einzellösungen

Genau für diese Situation ist die VSME/VS gedacht. Es handelt sich um den freiwilligen Standard für die Nachhaltigkeitsberichterstattung von KMU. Er wurde von der EFRAG erarbeitet und durch die Empfehlung (EU) 2025/1710 der Kommission vom 30. Juli 2025 gebilligt. Dieses unverbindliche Rechtsinstrument entfaltet seit dem 24. September 2026 keine Rechtswirkung mehr. An seine Stelle ist der freiwillige Standard der Delegierten Verordnung (EU) 2026/1560 getreten – weiterhin freiwillig, ohne Sanktionen und ohne Einreichungspflicht. Sein erklärtes Ziel ist gerade, die Belastung der KMU durch unkoordinierte ESG-Anfragen zu verringern.

Konkret gliedert die VSME/VS die Angaben in zwei Module. Das Basismodul umfasst elf Angaben (B1 bis B11) zu Umwelt, Sozialem und Unternehmensführung, etwa Energie und Emissionen, Belegschaft, Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz sowie Geschäftsethik. Das umfassende Modul (C1 bis C9) kommt für Unternehmen hinzu, die weiter gehen wollen, insbesondere in Richtung der Daten, die bestimmte Banken oder große Auftraggeber erwarten. Der Standard verlangt weder eine Analyse der doppelten Wesentlichkeit noch eine verpflichtende Prüfung.

Statt jeden eingehenden kundeneigenen Fragebogen mit seinen jeweiligen Rubriken und seinem eigenen Format von Hand auszufüllen, geht es darum, einmal einen Grundstock an Informationen nach der VSME/VS zu erstellen und ihn anschließend für die weiteren Anfragen wiederzuverwenden. So antworten Sie in einer anerkannten, vergleichbaren Sprache und gewinnen die Kontrolle über die Inhalte zurück. Wie Sie diesen Grundstock Schritt für Schritt aufbauen, beschreibt unser Leitfaden Den VSME/VS-Standard in KMU anwenden, mit der Methode und den benötigten Daten im Detail.

Die Obergrenze für die Wertschöpfungskette: was ein Kunde höchstens von Ihnen verlangen kann

Für ein KMU, das einen zu umfangreichen Fragebogen erhält, ist ein Mechanismus der Omnibus-Reform besonders nützlich: die Obergrenze für die Wertschöpfungskette (englisch „value chain cap“). Das Prinzip: Ein Unternehmen, das der Nachhaltigkeitsberichterstattung unterliegt, darf von Unternehmen seiner Wertschöpfungskette mit höchstens 1.000 Beschäftigten (im Durchschnitt des vorangegangenen Geschäftsjahres) keine Informationen verlangen, die über den freiwilligen europäischen Standard (Delegierte Verordnung (EU) 2026/1560) hinausgehen. Für Zwecke seiner eigenen Berichterstattung kann ein Auftraggeber von einem Unternehmen dieser Größe also nicht berechtigterweise mehr als diesen Umfang verlangen.

Die am 24. Februar 2026 angenommene Richtlinie (EU) 2026/470 (Omnibus I) verankert sie in den Artikeln 19a und 29a der Richtlinie 2013/34/EU (Bilanzrichtlinie): Bei einer Anfrage für die Nachhaltigkeitsberichterstattung eines berichtspflichtigen Unternehmens haben die geschützten Unternehmen das Recht, die Übermittlung von Informationen abzulehnen, die über den freiwilligen Standard hinausgehen; das anfragende Unternehmen muss sie über dieses Recht informieren, und entgegenstehende Vertragsklauseln sind nicht bindend (der übrige Vertrag bleibt wirksam). Diese Bestimmungen sind spätestens bis zum 19. März 2027 in nationales Recht umzusetzen. Eine Ausnahme gilt für branchenüblich ausgetauschte Informationen. Die Obergrenze verweist auf den freiwilligen Standard, dessen Inhalt durch einen delegierten Rechtsakt konkretisiert wurde, den die Kommission am 3. Juli 2026 angenommen hat – veröffentlicht am 21. September 2026 im Amtsblatt der EU (Delegierte Verordnung (EU) 2026/1560) und seit dem 24. September 2026 in Kraft, wobei sein Artikel 3 für Geschäftsjahre gilt, die am oder nach dem 1. Januar 2027 beginnen. Dieser Rechtsakt enthält allerdings eine entscheidende Präzisierung: Sein Artikel 3 Absatz 2 beschränkt die Obergrenze auf eine abschließende Liste von Datenpunkten (Anhang II) – Auszüge aus dem Basismodul (B1, B3, B6 bis B10) und nur vier Angaben aus dem umfassenden Modul (C1, C5, C6, C7), mit einer verkürzten Liste für Unternehmen mit höchstens 10 Beschäftigten. Ein Kunde kann also nicht den gesamten Standard von Ihnen einfordern: Der rechtlich durchsetzbare Umfang ist sogar noch enger. Voll wirksam würde der Schutz nach der Umsetzung der Richtlinie, die spätestens zum 19. März 2027 erwartet wird.

Beim Zeitplan ist daher Vorsicht geboten: Derzeit ist die Obergrenze ein beschlossener Rahmen, dessen konkrete Wirkung die Umsetzung voraussetzt. Den Mechanismus, seine Grenzen und seine rechtliche Verankerung erläutert unsere Hauptseite VSME/VS und Wertschöpfungskette: die Obergrenze für die Wertschöpfungskette und nachhaltige Beschaffung. Festhalten sollten Sie den Grundgedanken: Der europäische Rahmen zielt darauf ab, die VSME/VS zum richtigen Antwortniveau zu machen, nicht mehr und nicht weniger.

Drei Grundregeln, um ohne Überlastung zu antworten

Liegt der Fragebogen auf Ihrem Schreibtisch, hilft eine einfache Methode beim Sortieren.

1. Antworten Sie mit dem, was Sie bereits haben. Ein großer Teil der Daten des Basismoduls liegt bereits in Ihrer Buchhaltung und Lohnabrechnung vor, etwa Energieverbrauch, Belegschaft und Weiterbildung. Ein VSME/VS-Bericht stützt sich zunächst auf Unterlagen, die Sie ohnehin besitzen.
2. Übermitteln Sie Ihren Standardbericht, statt jedes Feld auszufüllen. Deckt sich eine Anfrage mit dem Umfang der VSME/VS, ist es oft besser, Ihren strukturierten Bericht beizufügen, als Ihre Zahlen in ein hauseigenes Formular zu übertragen. Sie sparen Zeit und verringern das Risiko von Übertragungsfehlern.
3. Weisen Sie Fragen außerhalb des Umfangs höflich zurück. Geht eine Frage offensichtlich über den Rahmen der VSME/VS hinaus und betrifft sie keine branchenüblich ausgetauschte Information, können Sie erklären, dass sich Ihre Antwort am freiwilligen europäischen Standard orientiert. Das ist eine professionelle Haltung und keine Verweigerung der Zusammenarbeit.

Braucht es einen Dritten, um Ihre Antworten zu bestätigen?

Nein, für einen freiwilligen Bericht ist keine gesetzliche Prüfung erforderlich. Legt Ihr Kunde jedoch Wert auf verlässliche Daten, kann eine Fachperson aus Steuerberatung oder Wirtschaftsprüfung das Vorgehen absichern. Die meisten Informationen stammen aus Ihren Buchhaltungsunterlagen. Ein Steuerberater/Wirtschaftsprüfer kann sie daher gut aufbereiten und gegebenenfalls einen freiwilligen Prüfungsauftrag (Assurance) anbieten. Diesen Ansatz beleuchten wir in VSME/VS: ein neues Mandat für Kanzleien.

Das Wichtigste in Kürze

Ein ESG-Lieferantenfragebogen ist keine Last, die man Feld für Feld abarbeiten muss. Er ist eine Gelegenheit, einmal einen Grundstock an Informationen nach der VSME/VS aufzubauen, den Sie gegenüber allen Ansprechpartnern wiederverwenden können. Die Omnibus-Regelung geht mit der Obergrenze für die Wertschöpfungskette in dieselbe Richtung: Sie begrenzt, was ein Großkunde von einem KMU verlangen kann. Bevor Sie loslegen: Sind Sie unsicher, ob Sie überhaupt betroffen sind? Beginnen Sie mit Bin ich von der VSME/VS betroffen? und erarbeiten Sie danach Ihre Antwort.