Il mio cliente mi invia un questionario ESG: rispondere grazie al VSME/VS

È uno scenario ormai abituale per molte PMI: un grande cliente, un committente o un ufficio acquisti vi trasmette un lungo questionario ESG da compilare, spesso entro una scadenza stretta, talvolta come condizione per essere inseriti nell’albo fornitori. La domanda che segue è quasi sempre la stessa: bisogna compilare tutto, e come rispondere senza impiegarci settimane? Il principio VSME/VS offre qui una risposta concreta. Vi fornisce un quadro standardizzato per rispondere una volta per tutte, e la normativa europea vi offre, nel tempo, un argomento per non lasciarvi imporre più del necessario.

Perché ricevete questo questionario

Probabilmente non siete stati scelti a caso. Il vostro cliente è verosimilmente soggetto, a sua volta, a obblighi di rendicontazione di sostenibilità – la CSRD per le imprese più grandi – e deve rendere conto degli impatti lungo la propria catena del valore, quindi presso i suoi fornitori. Non potendo produrre queste informazioni da solo, le chiede ai suoi partner. È il cosiddetto effetto a cascata: un obbligo che grava su un grande gruppo si propaga, in modo indiretto, fino alle PMI che lavorano con quel gruppo.

Questo fenomeno si è persino accentuato con la cosiddetta riforma Omnibus. Dalla direttiva (UE) 2026/470 del 24 febbraio 2026 in poi, l’ambito di applicazione diretto della CSRD è ristretto alle imprese che superano due soglie cumulative: più di 1.000 dipendenti e più di 450 milioni di euro di fatturato netto. Numerosi grandi gruppi restano interessati e continuano a interpellare i propri fornitori. La pressione verso il basso, invece, non scompare: cambia semplicemente contorni.

Il VSME/VS: una risposta standardizzata anziché soluzioni su misura imposte

Il VSME/VS nasce proprio per rispondere a questa situazione. Si tratta del principio volontario di rendicontazione di sostenibilità per le PMI, elaborato dall’EFRAG e avallato dalla Raccomandazione (UE) 2025/1710 della Commissione del 30 luglio 2025. Questo testo di soft law non produce più effetti giuridici dal 24 settembre 2026: il principio volontario del regolamento delegato (UE) 2026/1560 ne ha preso il posto – sempre volontario, senza sanzioni né deposito obbligatorio. La sua finalità dichiarata è proprio ridurre l’onere delle richieste ESG non coordinate che gravano sulle PMI.

In concreto, il VSME/VS struttura le informazioni in due moduli. Il modulo di base riunisce undici informazioni da pubblicare (da B1 a B11) che coprono ambiente, aspetti sociali e governance: energia ed emissioni, organico, salute e sicurezza, etica aziendale. Il modulo completo (da C1 a C9) vi si aggiunge per le imprese pronte ad andare oltre, in particolare verso dati attesi da alcune banche o grandi committenti. Il principio non richiede né la doppia rilevanza né una revisione obbligatoria.

Anziché compilare a mano ogni questionario proprietario che arriva – ciascuno con le sue sezioni e il suo formato –, l’idea è di produrre una volta una base di informazioni secondo il VSME/VS, per poi riutilizzarla per alimentare le richieste successive. Rispondete in un linguaggio riconosciuto e comparabile, e riprendete il controllo sui contenuti. Per costruire questa base passo dopo passo, la nostra guida applicare il principio VSME/VS nelle PMI illustra il metodo e i dati da raccogliere.

Il value chain cap: ciò che un cliente può chiedervi, al massimo

Il punto più utile per una PMI che riceve un questionario troppo oneroso è un meccanismo previsto dalla riforma Omnibus: il limite per la catena del valore (value chain cap). In sostanza: un’impresa soggetta alla rendicontazione di sostenibilità non può esigere dalle imprese della propria catena del valore con 1.000 dipendenti o meno (in media nell’esercizio precedente) informazioni che vadano oltre il principio volontario europeo (regolamento delegato (UE) 2026/1560). In altre parole, ai fini della propria rendicontazione, un committente non può legittimamente esigere da un’impresa di queste dimensioni più di quanto rientri in tale perimetro.

La direttiva (UE) 2026/470 (Omnibus I), adottata il 24 febbraio 2026, lo inserisce agli articoli 19 bis e 29 bis della direttiva contabile 2013/34/UE: di fronte a una richiesta formulata ai fini della rendicontazione di sostenibilità di un’impresa soggetta all’obbligo, le imprese protette hanno il diritto di rifiutare di comunicare informazioni che vadano oltre il principio volontario; l’impresa richiedente deve informarle di tale diritto, e nessuna clausola contrattuale contraria è vincolante (il resto del contratto rimane applicabile). Queste disposizioni devono essere recepite nel diritto nazionale entro il 19 marzo 2027. È prevista un’eccezione per le informazioni comunemente condivise all’interno del settore. Questo limite rinvia al principio volontario, il cui contenuto è stato precisato da un atto delegato adottato dalla Commissione il 3 luglio 2026 – pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell’UE il 21 settembre 2026 (regolamento delegato (UE) 2026/1560), in vigore dal 24 settembre 2026, con l’articolo 3 applicabile agli esercizi che iniziano a partire dal 1º gennaio 2027. Questo testo apporta tuttavia una precisazione decisiva: il suo articolo 3, paragrafo 2, circoscrive il limite a un elenco chiuso di dati (allegato II) – estratti del modulo di base (B1, B3, da B6 a B10) e soltanto quattro informazioni del modulo completo (C1, C5, C6, C7), con un elenco ridotto per le imprese con 10 dipendenti o meno. In altre parole, un cliente non può pretendere da voi l’intero principio: il perimetro che può esservi legittimamente richiesto è ancora più ristretto. La tutela diventerebbe pienamente operativa dopo il recepimento della direttiva, atteso entro il 19 marzo 2027.

Sul calendario è quindi d’obbligo la prudenza: a oggi il limite è un quadro approvato il cui effetto concreto presuppone il recepimento. Il meccanismo, i suoi limiti e il suo fondamento giuridico sono illustrati nella nostra pagina di riferimento VSME/VS e catena del valore: il value chain cap e gli acquisti responsabili. Tenete a mente lo spirito: il quadro europeo tende a fare del VSME/VS il giusto livello di risposta, né più né meno.

Tre accorgimenti per rispondere senza sovraccaricarvi

Di fronte al questionario sulla vostra scrivania, un metodo semplice aiuta a fare ordine.

1. Rispondete con ciò che avete già. Gran parte dei dati del modulo di base è disponibile nella vostra contabilità e nelle buste paga: consumi energetici, organico, formazione. Un report VSME/VS si basa innanzitutto su documenti in vostro possesso.
2. Consegnate il vostro report standard anziché compilare ogni casella. Quando una richiesta coincide con il perimetro VSME/VS, spesso conviene allegare il vostro report strutturato piuttosto che ricopiare i vostri dati in un modulo predisposto dal cliente. Risparmiate tempo e limitate gli errori di trascrizione.
3. Declinate con cortesia ciò che è fuori perimetro. Se una domanda va chiaramente oltre il quadro del VSME/VS e non riguarda un’informazione comunemente condivisa nel vostro settore, potete spiegare che la vostra risposta si allinea al principio volontario europeo. È un atteggiamento professionale, non un rifiuto di collaborare.

Serve un terzo per convalidare le vostre risposte?

No, per un report volontario non è richiesta alcuna revisione legale. Detto ciò, se il vostro cliente attribuisce importanza all’affidabilità dei dati, un professionista contabile può rendere il processo più affidabile: la maggior parte delle informazioni proviene dalla vostra documentazione contabile, e un commercialista è ben posizionato per organizzarle e, se del caso, proporre un incarico di assurance volontaria. Approfondiamo questa possibilità nell’articolo «Il VSME/VS, un nuovo incarico per gli studi commercialisti».

Da ricordare

Un questionario ESG per i fornitori non è un vincolo da subire casella per casella. È l’occasione per costruire, una volta, una base di informazioni secondo il VSME/VS, riutilizzabile con tutti i vostri interlocutori. Il quadro Omnibus, tramite il limite per la catena del valore, va nella stessa direzione: circoscrivere ciò che un grande cliente può esigere da una PMI. Prima di iniziare, non siete sicuri che il VSME/VS vi riguardi? Cominciate da Il VSME/VS mi riguarda?, poi tornate a costruire la vostra risposta.