Mój klient przesyła mi kwestionariusz ESG: jak odpowiedzieć dzięki VSME/VS

Dla wielu MŚP to już codzienność: duży klient, zleceniodawca lub dział zakupów przesyła Państwu obszerny kwestionariusz ESG do wypełnienia, często w krótkim terminie, a niekiedy jako warunek wpisania na listę dostawców. Pytanie, które się wtedy pojawia, jest niemal zawsze takie samo: czy trzeba wypełnić wszystko i jak odpowiedzieć, nie poświęcając na to tygodni? Standard VSME/VS daje tu konkretną odpowiedź. Zapewnia ustandaryzowane ramy, które pozwalają odpowiedzieć raz, a europejskie przepisy z czasem dają Państwu argument, by nie pozwolić sobie narzucić więcej, niż to konieczne.

Dlaczego otrzymują Państwo ten kwestionariusz

Prawdopodobnie nie zostali Państwo wybrani przypadkowo. Państwa klient najpewniej sam podlega obowiązkom w zakresie sprawozdawczości dotyczącej zrównoważonego rozwoju – w przypadku największych jednostek jest to CSRD – i musi zdawać sprawę z wpływu w całym swoim łańcuchu wartości, a więc także u swoich dostawców. Nie mogąc samodzielnie wytworzyć tych informacji, zwraca się o nie do swoich partnerów. Jest to tzw. efekt kaskadowy: obowiązek ciążący na dużej grupie rozprzestrzenia się pośrednio aż do MŚP, które z nią współpracują.

Zjawisko to nasiliło się wręcz wraz z tzw. reformą Omnibus. Od czasu dyrektywy (UE) 2026/470 z dnia 24 lutego 2026 r. bezpośredni zakres CSRD został zawężony do jednostek przekraczających dwa łączne progi: ponad 1 000 pracowników i ponad 450 mln EUR przychodów netto ze sprzedaży. Wiele dużych grup nadal jest objętych tymi obowiązkami i nadal wysyła zapytania do swoich dostawców. Presja przenoszona w dół łańcucha nie znika – zmienia jedynie swój zasięg.

VSME/VS: ustandaryzowana odpowiedź zamiast narzuconych rozwiązań szytych na miarę

Wartość VSME/VS polega właśnie na tym, że powstał z myślą o takiej sytuacji. Jest to dobrowolny standard sprawozdawczości w zakresie zrównoważonego rozwoju dla MŚP, opracowany przez EFRAG i przyjęty na podstawie zalecenia Komisji (UE) 2025/1710 z dnia 30 lipca 2025 r. Ten akt prawa miękkiego nie wywołuje już skutków prawnych od dnia 24 września 2026 r.: jego rolę przejął dobrowolny standard z rozporządzenia delegowanego (UE) 2026/1560 – nadal dobrowolny, bez sankcji i bez obowiązku składania. Jego deklarowanym celem jest właśnie zmniejszenie obciążenia wynikającego z nieskoordynowanych zapytań ESG, z którymi mierzą się MŚP.

W praktyce VSME/VS porządkuje informacje w dwóch modułach. Moduł podstawowy obejmuje jedenaście ujawnień (B1–B11) z zakresu środowiska, kwestii społecznych i ładu korporacyjnego: energia i emisje, zatrudnienie, bezpieczeństwo i higiena pracy, etyka biznesu. Moduł kompleksowy (C1–C9) jest jego uzupełnieniem dla jednostek gotowych pójść dalej, w szczególności w kierunku danych oczekiwanych przez niektóre banki lub dużych zleceniodawców. Standard nie wymaga ani podwójnej istotności, ani obowiązkowej atestacji.

Zamiast ręcznie wypełniać każdy napływający kwestionariusz własny klienta – każdy z innymi rubrykami i w innym formacie – chodzi o to, by raz przygotować bazę informacji zgodną z VSME/VS, a następnie wykorzystywać ją w odpowiedzi na kolejne zapytania. Odpowiadają Państwo w uznanym, porównywalnym języku i odzyskują kontrolę nad treścią. Jak krok po kroku zbudować taką bazę, opisuje nasz przewodnik stosowanie standardu VSME/VS w MŚP, w którym przedstawiono metodę i dane do zgromadzenia.

Value chain cap, czyli limit informacji z łańcucha wartości: maksimum tego, czego klient może od Państwa żądać

Najbardziej przydatnym elementem dla MŚP, która otrzymuje zbyt obszerny kwestionariusz, jest mechanizm przewidziany w reformie Omnibus: limit informacji z łańcucha wartości (value chain cap). Zasada jest następująca: jednostka objęta obowiązkiem sprawozdawczości w zakresie zrównoważonego rozwoju nie może wymagać od jednostek w swoim łańcuchu wartości zatrudniających nie więcej niż 1 000 pracowników (średnio w poprzednim roku obrotowym) informacji wykraczających poza europejski dobrowolny standard (rozporządzenie delegowane (UE) 2026/1560). Innymi słowy, na potrzeby własnej sprawozdawczości zleceniodawca nie może zasadnie wymagać od jednostki tej wielkości informacji wykraczających poza ten zakres.

Dyrektywa (UE) 2026/470 (Omnibus I), przyjęta w dniu 24 lutego 2026 r., wprowadza go do art. 19a i 29a dyrektywy w rachunkowości 2013/34/UE: w przypadku zapytania, z którym jednostka objęta obowiązkiem występuje na potrzeby własnej sprawozdawczości w zakresie zrównoważonego rozwoju, jednostki chronione mają prawo odmówić przekazania informacji wykraczających poza dobrowolny standard; jednostka występująca z zapytaniem musi poinformować je o tym prawie, a żadna sprzeczna klauzula umowna nie jest wiążąca (pozostała część umowy nadal ma zastosowanie). Przepisy te muszą zostać transponowane do prawa krajowego najpóźniej do dnia 19 marca 2027 r. Przewidziano wyjątek dla informacji powszechnie wymienianych w danym sektorze. Limit ten odsyła do dobrowolnego standardu, którego treść doprecyzowano w akcie delegowanym przyjętym przez Komisję w dniu 3 lipca 2026 r. – opublikowanym w Dzienniku Urzędowym UE w dniu 21 września 2026 r. (rozporządzenie delegowane (UE) 2026/1560), obowiązującym od dnia 24 września 2026 r., przy czym jego art. 3 ma zastosowanie do lat obrotowych rozpoczynających się w dniu 1 stycznia 2027 r. lub po tej dacie. Akt ten wprowadza jednak decydujące doprecyzowanie: jego art. 3 ust. 2 ogranicza limit do zamkniętej listy danych (załącznik II) – wybranych elementów modułu podstawowego (B1, B3, B6–B10) i zaledwie czterech ujawnień z modułu kompleksowego (C1, C5, C6, C7), z uproszczoną listą dla jednostek zatrudniających nie więcej niż 10 pracowników. Innymi słowy, klient nie może żądać od Państwa całego standardu: zakres, na który można się wobec niego powołać, jest jeszcze węższy. Ochrona stałaby się w pełni skuteczna po transpozycji dyrektywy, oczekiwanej najpóźniej do dnia 19 marca 2027 r.

Należy zatem zachować ostrożność co do harmonogramu: obecnie limit stanowi uchwalone ramy, których konkretny skutek wymaga transpozycji. Mechanizm, jego ograniczenia i podstawę prawną szczegółowo omawiamy na naszej głównej stronie tematycznej VSME/VS a łańcuch wartości: value chain cap i odpowiedzialne zakupy. Warto zapamiętać ogólną ideę: europejskie przepisy zmierzają do tego, by VSME/VS stał się właściwym poziomem odpowiedzi – nie więcej i nie mniej.

Trzy zasady, by odpowiedzieć bez nadmiernego obciążenia

Gdy kwestionariusz leży już na Państwa biurku, prosta metoda pomaga uporządkować pytania.

1. Proszę odpowiadać na podstawie tego, czym już Państwo dysponują. Znaczna część danych z modułu podstawowego znajduje się w Państwa księgowości i dokumentacji płacowej: zużycie energii, liczba pracowników, szkolenia. Sprawozdanie VSME/VS opiera się przede wszystkim na dokumentach, które Państwo posiadają.
2. Proszę przekazać swoje standardowe sprawozdanie zamiast wypełniać każde pole. Gdy zapytanie pokrywa się z zakresem VSME/VS, załączenie ustrukturyzowanego sprawozdania jest często lepszym rozwiązaniem niż przepisywanie danych do własnego formularza klienta. Oszczędzają Państwo czas i ograniczają ryzyko błędów przy przepisywaniu.
3. Proszę uprzejmie pominąć pytania spoza zakresu. Jeżeli pytanie wyraźnie wykracza poza ramy VSME/VS i nie dotyczy informacji powszechnie wymienianych w Państwa sektorze, mogą Państwo wyjaśnić, że Państwa odpowiedź jest zgodna z europejskim dobrowolnym standardem. To profesjonalna postawa, a nie odmowa współpracy.

Czy potrzebna jest osoba trzecia, by zweryfikować Państwa odpowiedzi?

Nie, w przypadku dobrowolnego sprawozdania nie jest wymagana żadna obowiązkowa atestacja. Jeżeli jednak klient przywiązuje wagę do wiarygodności danych, specjalista ds. finansów i rachunkowości może zwiększyć pewność całego procesu: większość informacji pochodzi z Państwa dokumentacji księgowej, a księgowy jest dobrze przygotowany, by je uporządkować i w stosownych przypadkach zaproponować usługę dobrowolnej atestacji. Temat ten rozwijamy w artykule VSME/VS – nowa usługa dla biur rachunkowych.

Najważniejsze informacje

Kwestionariusz ESG dla dostawców nie jest obowiązkiem, który trzeba znosić pole po polu. To okazja, by raz zbudować bazę informacji zgodną z VSME/VS, którą można wykorzystać wobec wszystkich partnerów. Reforma Omnibus, poprzez limit informacji z łańcucha wartości, zmierza w tym samym kierunku: ograniczyć to, czego duży klient może wymagać od MŚP. Przed rozpoczęciem prac nie są Państwo pewni, czy ten temat Państwa dotyczy? Proszę zacząć od artykułu Czy VSME/VS mnie dotyczy?, a następnie wrócić do przygotowania odpowiedzi.