Min kund skickar mig en ESG-enkät: svara med hjälp av VSME/VS

Det har blivit ett vardagligt scenario för många små och medelstora företag (SMF): en stor kund, en beställare eller en inköpare skickar dig en lång ESG-enkät att fylla i, ofta med kort tidsfrist, ibland som villkor för att bli godkänd leverantör. Frågan som följer är nästan alltid densamma: måste allt fyllas i, och hur svarar man utan att lägga veckor på det? VSME/VS-standarden ger här ett konkret svar. Den ger dig en standardiserad ram för att svara en gång för alla, och det europeiska regelverket ger dig på sikt ett argument för att inte behöva acceptera mer än nödvändigt.

Därför får du den här enkäten

Det är sannolikt ingen slump att just du får enkäten. Din kund omfattas troligen själv av krav på hållbarhetsrapportering – direktivet om företagens hållbarhetsrapportering (CSRD) för de största företagen – och måste redogöra för påverkan längs sin värdekedja, alltså hos sina leverantörer. Eftersom kunden inte kan ta fram denna information på egen hand begär den in den från sina partner. Detta kallas spridningseffekten: ett krav som åvilar en stor koncern sprids indirekt ända ned till de små och medelstora företag som arbetar med den.

Fenomenet har till och med förstärkts med den så kallade Omnibusreformen. Sedan direktiv (EU) 2026/470 av den 24 februari 2026 är CSRD:s direkta tillämpningsområde begränsat till företag som överskrider två kumulativa tröskelvärden: över 1 000 anställda och över 450 miljoner euro i nettoomsättning. Många stora koncerner omfattas fortfarande och fortsätter att ställa frågor till sina leverantörer. Trycket nedåt i kedjan försvinner alltså inte – det ändrar bara form.

VSME/VS: ett standardiserat svar i stället för påtvingade skräddarsydda lösningar

Poängen med VSME/VS är just att den finns för att hantera den här situationen. Det rör sig om den frivilliga standarden för hållbarhetsrapportering för små och medelstora företag, som utarbetats av Efrag och som kommissionen ställt sig bakom genom kommissionens rekommendation (EU) 2025/1710 av den 30 juli 2025. Denna icke bindande rättsakt har inte längre några rättsverkningar sedan den 24 september 2026: den frivilliga standarden i delegerad förordning (EU) 2026/1560 har tagit över – fortfarande frivillig, utan sanktioner eller obligatorisk ingivning. Dess uttalade syfte är just att minska den börda som okoordinerade ESG-förfrågningar innebär för små och medelstora företag.

Konkret strukturerar VSME/VS informationen i två moduler. Grundmodulen omfattar elva upplysningar (B1–B11) som täcker miljö, sociala frågor och styrning: energi och utsläpp, personalstyrka, hälsa och säkerhet, affärsetik. Den omfattande modulen (C1–C9) läggs till för företag som är redo att gå längre, särskilt mot uppgifter som efterfrågas av vissa banker eller stora beställare. Standarden kräver varken dubbel väsentlighet eller obligatoriskt bestyrkande.

I stället för att för hand fylla i varje egen enkät som kommer in – var och en med sina egna avsnitt och sitt eget format – är tanken att en gång ta fram en grunduppsättning information enligt VSME/VS och sedan återanvända den för att besvara de förfrågningar som följer. Du svarar på ett erkänt och jämförbart språk och tar tillbaka kontrollen över innehållet. För att bygga upp denna grund steg för steg beskriver vår guide tillämpa VSME/VS-standarden i små och medelstora företag metoden och de uppgifter som behöver samlas in.

Värdekedjetaket (value chain cap): det mesta en kund kan begära av dig

Det mest användbara för ett litet eller medelstort företag som får en alltför omfattande enkät är en mekanism som införs genom Omnibusreformen: värdekedjetaket (value chain cap). Principen: ett företag som omfattas av hållbarhetsrapportering får inte av företag i sin värdekedja med högst 1 000 anställda (i genomsnitt under föregående räkenskapsår) kräva information som går utöver den europeiska frivilliga standarden (delegerad förordning (EU) 2026/1560). Med andra ord kan en beställare, för sin egen rapportering, inte legitimt kräva mer än detta av ett företag av denna storlek.

Direktiv (EU) 2026/470 (Omnibus I-direktivet), som antogs den 24 februari 2026, för in taket i artiklarna 19a och 29a i redovisningsdirektivet 2013/34/EU: när en begäran framställs för ett rapporteringsskyldigt företags hållbarhetsrapportering har de skyddade företagen rätt att vägra att lämna information som går utöver den frivilliga standarden; det begärande företaget ska informera dem om denna rätt, och inga avtalsvillkor som strider mot detta är bindande (avtalet i övrigt förblir tillämpligt). Dessa bestämmelser ska införlivas med nationell rätt senast den 19 mars 2027. Ett undantag gäller för information som vanligtvis delas inom sektorn. Taket hänvisar till den frivilliga standarden, vars innehåll har preciserats genom en delegerad akt som kommissionen antog den 3 juli 2026 – offentliggjord i Europeiska unionens officiella tidning den 21 september 2026 (delegerad förordning (EU) 2026/1560) och i kraft sedan den 24 september 2026, varvid dess artikel 3 tillämpas på räkenskapsår som börjar den 1 januari 2027 eller senare. Texten innehåller dock ett avgörande förtydligande: artikel 3.2 begränsar taket till en sluten förteckning över uppgifter (bilaga II) – utdrag ur grundmodulen (B1, B3, B6–B10) och endast fyra upplysningar ur den omfattande modulen (C1, C5, C6, C7), med en förenklad förteckning för företag med högst 10 anställda. Med andra ord kan en kund inte kräva hela standarden av dig: den del som kan göras gällande är ännu snävare. Skyddet skulle få full verkan efter införlivandet av direktivet, som väntas senast den 19 mars 2027.

Försiktighet är därför påkallad när det gäller tidsplanen: i dagsläget är taket en antagen ram vars konkreta verkan förutsätter införlivande. Mekanismen, dess begränsningar och dess rättsliga förankring beskrivs i detalj på vår pelarsida VSME/VS och värdekedjan: värdekedjetaket (value chain cap) och ansvarsfulla inköp. Kom ihåg andemeningen: det europeiska regelverket syftar till att göra VSME/VS till rätt svarsnivå, varken mer eller mindre.

Tre tumregler för att svara utan att ta på dig för mycket

När enkäten ligger på ditt skrivbord hjälper en enkel metod dig att sortera.

1. Svara med det du redan har. En stor del av uppgifterna i grundmodulen finns redan i din bokföring och ditt lönesystem: energiförbrukning, personalstyrka, utbildning. En VSME/VS-rapport bygger i första hand på underlag som du redan har.
2. Lämna din standardrapport i stället för att fylla i varje ruta. När en förfrågan överlappar det som VSME/VS omfattar är det ofta bättre att bifoga din strukturerade rapport än att föra över dina siffror till kundens egna formulär. Du sparar tid och minskar risken för överföringsfel.
3. Avböj artigt det som ligger utanför ramen. Om en fråga uppenbart går utöver ramen för VSME/VS och inte avser information som vanligtvis delas inom din sektor kan du förklara att ditt svar följer den europeiska frivilliga standarden. Det är ett professionellt förhållningssätt, inte en vägran att samarbeta.

Behövs en tredje part för att validera dina svar?

Nej, ingen lagstadgad revision krävs för en frivillig rapport. Om din kund lägger vikt vid uppgifternas tillförlitlighet kan dock en redovisningsexpert göra processen säkrare: merparten av informationen kommer från ditt bokföringsunderlag, och en redovisningskonsult har goda förutsättningar att strukturera den och vid behov erbjuda ett frivilligt bestyrkandeuppdrag. Vi utforskar detta i VSME/VS, ett nytt uppdrag för redovisningsbyråer.

Viktigt att komma ihåg

En ESG-enkät till leverantörer är inget tvång som måste hanteras ruta för ruta. Den är ett tillfälle att en gång bygga upp en grunduppsättning information enligt VSME/VS som kan återanvändas gentemot alla dina kontakter. Omnibusreformen pekar, genom värdekedjetaket, i samma riktning: att avgränsa vad en stor kund kan kräva av ett litet eller medelstort företag. Är du osäker på om du omfattas innan du sätter igång? Börja med Omfattas jag av VSME/VS? och kom sedan tillbaka för att bygga upp ditt svar.